Viisi vinkkiä onnistuneiden juhlien järjestämiseen

Juhlien järjestäminen ei ole kokemattomalle aivan helppo nakki. Kuulutko sinäkin siihen ihmisryhmään, joka tarjoilee juhlavierailleen täyteen ahdetussa eteisessä hivenen jäistä pakastealtaasta noukittua Daim-kakkua, kylmää kahvia ja lämmintä olutta? Eipä hätää, sillä näillä vinkeillä seuraavien juhliesi järjestelyt onnistuvat täydellisesti, ja niitä muistellaan vielä kiikkustuolissakin.

Viisi vinkkiä onnistuneiden juhlien järjestämiseen

1. Juhlien järjestäminen alkaa vieraslistan laatimisella ja tilan varaamisella:

Ensimmäinen askel juhlien järjestämisessä on kartoittaa, ketä haluat juhliisi kutsua ja laatia vieraslista. Tämä jälkeen mieti, että mahtuvatko vieraat mukavasti asuntoosi, ja onko se muuten sopiva tila kyseisiin juhliin. Jos näet mielessäsi vain hikisiä sillejä suolassa, on aika lähteä juhlatilan etsintään. Tiloja voi helposti haeskella esimerkiksi Venuu.fi-palvelun avulla.

2. Muista tilajärjestelyjen yksityiskohdat:

Jos haluat rahdata juhliisi omat juomatarjoilut lahden yli, muista tarkistaa etukäteen, miten tilan vuokraaja suhtautuu omiin alkoholijuomiin. Usein ravintolatiloihin ei voi tuoda omia alkoholijuomia, mutta muissa tiloissa se voi onnistua.

Kannattaa myös selvittää, täytyykö ruokatarjoilut hankkia tilaa vuokraavalta yritykseltä vai voiko ne tuoda itse tai tilata cateringista. Usein kokonaishinta tulee halvemmaksi omien juomien ja tarjoilujen kanssa, mutta niiden tekemisessä ja tuomisessa on toki aina oma hommansa.

Jotta ennen juhlia ei odottaisi ikävä yllätys, kannattaa tarkistaa etukäteen, miten tilan vuokraavalla yrityksellä ja cateringilla menee taloudellisesti. Olisi ikävää, jos juhlat jouduttaisiinkin järjestämään paikallisella huoltoasemalla, kun tilan vuokraaja menikin konkurssiin. Kätevimmin tsekkaat yritysten tilanteen Zeckit-palvelusta.

3. Lähetä kutsut ajoissa:

Kun aika, paikka ja vieraslista ovat selvillä, voit viimein lähettää kutsut maailmalle. Muista liittää kutsuun päivämäärä, aika, mahdolliset lahjatoiveet sekä miten ja mihin mennessä toivot saavasi vastauksen kutsuun.

On hyvä kertoa vieraille myös, onko tarjolla ruokaa ja juomaa, jotta he voivat tarvittaessa varautua nyyttäreihin tai ottaa mukaan oman viinipullon. Kutsut kannattaa lähettää jo paria kuukautta ennen juhlia, mieluummin jo aikaisemminkin, jotta kutsuttaville jää aikaa reagoida kutsuun, eivätkä kalenterit ole vielä täynnä. Varsinkin kesäaikaan ihmisten viikonloput täyttyvät nopeasti kaikenlaisista juhlista, festareista ja muista menoista.

4. Varaa tarpeeksi tarjoiluja:

Tarjoiluja ja alkoholijuomia kannattaa varata tarpeeksi. On paljon parempi, että juomia ja tarjottavia jää yli, kuin että ne nolosti loppuvat kesken illan, ja joudut jatkamaan boolia mehukatilla ja baarikaapin perukoilta löytyneellä metsmaasika-liköörillä. Yleensä alkumaljoja tai -drinkkejä varataan 1 lasi per vieras, ja ruuan kanssa 3 lasillista viiniä. Yhdestä viinipullosta tulee yleensä noin viisi lasillista, vaikka joidenkin ihmisten laseihin saakin mahtumaan koko pullollisen. Lisäksi voit laskeskella lisää lasillisia sen mukaan, kuinka paljon vieraasi yleensä juovat alkoholia ja kuinka kauan juhlapaikalla on tarkoitus viihtyä alkumaljojen ja ruokailun jälkeen. 

5. Älä unohda juhlaohjelmaa:

Viimeisenä steppinä mieti vielä ennen juhlia, millainen porukka kekkereihisi on tulossa ja miten hyvin ihmiset tuntevat toisensa. Mitä tuntemattomampia ihmiset toisilleen ovat, sitä suuremmalla syyllä kannattaa miettiä juhliin ohjelmaa, jossa kaikki voivat osallistua ja tutustua toisiinsa. On ikävää, jos osa porukasta vetäytyy illan aikana seinäruusuiksi ja yrittää sulautua tapettiin. Juhlien järjestäjänä sinulla on suuri vastuu siitä, millainen tunnelma juhlissa on ja millaisia muistoja kekkereistäsi ihmisille jää.

Sitten eikun suunnittelemaan ikimuistoisia juhlia! 

Etsi yritys ilmaisesta Zeckit-palvelusta


Tuula Alanen

Tuula Alanen

Tuula on viestinnän ja markkinoinnin moniottelija, joka tuo aina mukanaan kasan uusia ideoita. Tuula vastaa Zeckitin viestinnästä ja jakaa blogissamme muun muassa erilaisia hyödyllisiä vinkkejä yrittäjille.

Katso kaikki kirjoitukset